Pengertian Organisasi
Ø Organisasi adalah suatu
kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki
sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu
Ø DeVito (1997:337),
menjelaskan organisasi sebagai suatu kelompok individu yang diorganisasi untuk
mencapai tujuan tertentu
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
a. Fungsi
informatif
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi.
Maksudnya,seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih tepat.
a. Fungsi
regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan
yang berlaku dalam suatu organisasi.
§ Ada
dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif
Pertama, atasan
atau orang yang berada dalam tataran managemen, yaitu mereka memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Kedua, berkaitan
dengan pesan atau message,pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja.
a. fungsi
persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan
tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan lebih suka memersuasi bawahanya dari pada memberi
perintah
a. Fungsi
integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.
PENTING KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
a.
Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar.
b.
Komunikasi menempatkan menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.
c.
Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatkan
motivasi untuk melibatkan kinerja yang baik dan meningkatkan
komitmen terhadap organisasi.
d.
Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan,
kolega, dan orang-orang di dalam dan di luar organisasi.
e.
Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.
f.
Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian
seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas.
Sasaran
komunikasi dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau perusahaan, maka
sasaran yang dituju beraneka ragam dengan tujuan utama untuk mempersatukan
individu-individu yang tergabung di dalam organisasi atau perusahaan tersebut.
Berdasarkan komunikasi dan jumlah komunikasi, komunikasi dapat digolongkan
dalam 3 kategori yaitu :
1.
Komunikasi antar pribadi
Komunikasi
ini diterapkan antara individu dalam usaha menyampaikan informasi yang
dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat
tercapai keinginan bersama.
2.
Komunikasi kelompok
Prinsip
dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok,
sehingga komunikasi menjadi lebih luas dalam usaha menyampaikan informasi,
komunikasi dalam berkelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3.
Komunikasi massa
Komunikasi
massa melalui alat yaitu media massa yang meliputi media cetak dan media
elektronik. Dengan landasan konsep-konsep komunikasi sebagaimana yang telah
diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi
atau perusahaan secara sederhana yaitu komunikasi antar manusia yang terjadi
dalam konteks organisasi atau perusahaan. Meminjam definisi Goldhaber,
komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang bersifat saling bergabung satu sama lain. Berikut adalah pengertian dan
fungsi dari arus komunikasi yaitu :
·
Downward comunications
Adalah
komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang berada pada tataran manajemen
mengirimkan pesan kepada
bawahannya.
Fungsi
arus komunikasi dari atas ke bawah ini sebagai berikut :
-
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja
-
Penjelasan dari pimpinan tenteng mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.
-
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
-
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
·
Upward comunication
Adalah
komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi
arus komunikasi dari awah ke atas ini adalah :
-
Penyampaian informasi tentang pekerjaan atau pun tugas yang sudah dilaksanakan.
-
Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan atau pun tugas yang
tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
-
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
-
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
·
Horizontal comunication
Adalah
tindak komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan atau pun bagian yang
memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi
arus komunikasi horizontal ini adalah :
-
Memperbaiki koordinasi tugas
- Upaya
pemecahan masalah
- Saling
berbagi informasi
- Upaya
pemecahan konflik
- Membina
hubungan melalui kegiatan bersama
BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi
sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk
komunikasi berdasarkan
·
Komunikasi langsung
Komunikasi
langsung tanpa menggunakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata,
gerakan-gerakan yang berarti khusus dan pengguna syarat. Contoh kita berbicara
langsung kepada seseorang dihadapan kita.
·
Komunikasi tidak langsung
Biasanya
menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima pesan
atau pun untuk menghadapi hambatan geografis. Contoh menggunakan radio,
buku dan lain-lain.
2. Bentuk
komunikasi berdasarkan besarnya sasaran
·
Komunikasi massa yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok
orang dalam jumlah besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi
masa yang baik harus : pesan disusun dengan jelas, tidak dan tidak
bertele-tele. Bahasa yang mudah dimengerti. Bentuk gambar yang baik. Membentuk
kelompok khusus. Contoh kelompok pendengar (radio).
·
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya
sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal merupakan komunikasi
langsung dan timbal balik.
·
Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka
dapat juga melalui telepon
3. Bentuk
komunikasi berdasarkan arah pesan
·
Komunikasi satu arah. Pesan disampaikan oleh sumber kepada
sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak punya kesempatan untuk memberikan
umpan balik atau bertanya. Contoh radio.
·
Komunikasi timbal balik. Pesan disampaikan kepada sasaran
dan sadsaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau
perorangan meruoakan komunikasi timbal balik.
PROSES
KOMUNIKASI
Berangkat
dari paradigma Lasswell (Effendy, 1994:11-19) membedakan proses komunikasi
menjadi dua tahap, yaitu:
1. Proses
komunikasi secara primer
Proses
komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media.
Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal
(bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain
sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau
perasaan komunikator kepada komunikan.
Seperti
disinggung di muka, komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam
pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain , komunikasi adalah proses
membuat pesan yang setala bagi komunikator dan komunikan. Prosesnya sebagai
berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan
disampaikan kepada komunikan. Ini berarti komunikator memformulasikan pikiran
dan atau perasaannya ke dalam lambang (bahasa) yang diperkirakan akan
dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan
(decode) pesan dari komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang
mengandung pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian.
Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat menyandi
dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).
2. Proses
komunikasi sekunder
Proses
komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator
kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua
setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Seorang
komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan komunikasike karena
komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya
banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film,
dsb adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Proses
komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai
media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon,
surat, megapon, dsb.).
FUNGSI KOMUNIKASI
William I.
Gorden dalam (Deddy Mulyana, 2005:5-30) mengkategorikan fungsi komunikasi
menjadi empat, yaitu:
1. Sebagai
komunikasi sosial
Fungsi
komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi
itu penting untuk membangun konsep diri kita, aktualisasi diri, untuk
kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan
ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk
hubungan hubungan orang lain. Melalui komunikasi kita bekerja sama dengan
anggota masyarakat (keluarga, kelompok belajar, perguruan tinggi, RT, desa, …,
negara secara keseluruhan) untuk mencapai tujuan bersama.
2. Sebagai
komunikasi ekspresif
Komunikasi
berfungsi untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita. Perasaan-perasaan
tersebut terutama dikomunikasikan melalui pesan-pesan nonverbal. Perasaan
sayang, peduli, rindu, simpati, gembira, sedih, takut, prihatin, marah dan
benci dapat disampaikan lewat kata-kata, namun bisa disampaikan secara lebih
ekpresif lewat perilaku nonverbal. Seorang ibu menunjukkan kasih sayangnya
dengan membelai kepala anaknya. Orang dapat menyalurkan kemarahannya dengan
mengumpat, mengepalkan tangan seraya melototkan matanya, mahasiswa memprotes
kebijakan penguasa negara atau penguasa kampus dengan melakukan demontrasi.
3. Sebagai
komunikasi ritual
Suatu
komunitas sering melakukan upacara-upacara berlainan sepanjang tahun dan
sepanjang hidup, yang disebut para antropolog sebaga rites of passage, mulai
dari upacara kelahiran, sunatan, ulang tahun, pertunangan, siraman, pernikahan,
dan lain-lain. Dalam acara-acara itu orang mengucapkan kata-kata atau
perilaku-perilaku tertentu yang bersifat simbolik. Ritus-ritus lain seperti
berdoa (salat, sembahyang, misa), membaca kitab suci, naik haji, upacara
bendera (termasuk menyanyikan lagu kebangsaan), upacara wisuda, perayaan
lebaran (Idul Fitri) atau Natal, juga adalah komunikasi ritual. Mereka yang
berpartisipasi dalam bentuk komunikasi ritual tersebut menegaskan kembali
komitmen mereka kepada tradisi keluarga, suku, bangsa. Negara, ideologi, atau
agama mereka.
4. Sebagai
komunikasi instrumental
Komunikasi
instrumental mempunyai beberapa tujuan umum, yaitu: menginformasikan, mengajar,
mendorong, mengubah sikap, menggerakkan tindakan, dan juga menghibur.
Sebagai
instrumen, komunikasi tidak saja kita gunakan untuk menciptakan dan membangun
hubungan, namun juga untuk menghancurkan hubungan tersebut. Studi komunika
membuat kita peka terhadap berbagai strategi yang dapat kita gunakan dalam
komunikasi kita untuk bekerja lebih baik dengan orang lain demi keuntungan
bersama. Komunikasi berfungsi sebagi instrumen untuk mencapai tujuan-tujuan
pribadi dan pekerjaan, baik tujuan jangka pendek ataupun tujuan jangka panjang.
Tujuan jangka pendek misalnya untuk memperoleh pujian, menumbuhkan kesan yang
baik, memperoleh simpati, empati, keuntungan material, ekonomi, dan politik,
yang antara lain dapat diraih dengan pengelolaan kesan(impression management),
yakni taktik-taktik verbal dan nonverbal, seperti berbicara sopan, mengobral
janji, mengenakankan pakaian necis, dan sebagainya yang pada dasarnya untuk
menunjukkan kepada orang lain siapa diri kita seperti yang kita inginkan.
Sementara
itu, tujuan jangka panjang dapat diraih lewat keahlian komunikasi, misalnya
keahlian berpidato, berunding, berbahasa asing ataupun keahlian menulis. Kedua
tujuan itu (jangka pendek dan panjang) tentu saja saling berkaitan dalam arti
bahwa pengelolaan kesan itu secara kumulatif dapat digunakan untuk mencapai
tujuan jangka panjang berupa keberhasilan dalam karier, misalnya untuk
memperoleh jabatan, kekuasaan, penghormatan sosial, dan kekayaan.
RAGAM
TINGKATAN KOMUNIKASI ATAU KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI
Secara
umum ragam tingkatan komunikasi adalah sebagai berikut:
Komunikasi
intrapribadi (intrapersonal communication) yaitu komunikasi yang terjadi dalam
diri seseorang yang berupa proses pengolahan informasi melalui panca indera dan
sistem syaraf manusia.
Komunikasi
antarpribadi (interpersonal communication) yaitu kegiatan komunikasi yang
dilakukan seseorang dengan orang lain dengan corak komunikasinya lebih bersifat
pribadi dan sampai pada tataran prediksi hasil komunikasinya pada tingkatan
psikologis yang memandang pribadi sebagai unik. Dalam komunikasi ini jumlah
perilaku yang terlibat pada dasarnya bisa lebih dari dua orang selama pesan
atau informasi yang disampaikan bersifat pribadi.
Komunikasi
kelompok (group communication) yaitu komunikasi yang berlangsung di antara
anggota suatu kelompok. Menurut Michael Burgoon dan Michael Ruffner dalam
(Sendjaja, 1994) memberi batasan komunikasi kelompok sebagai interaksi tatap
muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud atau tujuan yang
dikehendaki seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah
sehingga semua anggota dapat menumbuhkan karakteristik pribadi anggota lainnya
dengan akurat.
Komunikasi
organisasi (organization communication) yaitu pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005:52).
Komunikasi
massa (mass communication). Komunikasi massa dapat didefinisikan sebagai suatu
jenis komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah audien yang tersebar,
heterogen, dan anonim melalui media massa cetak atau elektrolik sehingga pesan
yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat. Kemudian (Mulyana, 2005:74)
juga menambahkan konteks komunikasi publik. Pengertian komunikasi publik adalah
komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang (khalayak).
Yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering juga disebut
pidato, ceramah atau kuliah (umum). Beberapa pakar komunikasi menggunakan
istilah komunikasi kelompok besar (large group communication) untuk komunikasi
ini.
BAGAIMANA CARA MENYALURKAN IDE DALAM KOMUNIKASI
Komunikasi
dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang
bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa
menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari.
Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan
perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam
menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita
(sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun
tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah
solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Akan
tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang
kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah
sebagai berikut:
I. IDE
(gagasan) => Si Sender
2.
PERUMUSAN
Dalam
perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
3.
PENYALURAN (transmitting)
Penyaluran
ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
4.
TINDAKAN
Dalam
tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi
dilaksanakan.
5.
PENGERTIAN
Dalam
pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi
ide si receiver.
6.
PENERIMAAN
Penerimaan
ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
Dalam
membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka
membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah
dan tujuan organisasi.
Agar
tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting
dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga
koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.
Suatu
keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana
terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan
suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke
tujuan-tujuan individual.
HAMBATAN HAMBATAN KOMUNIKASI
Di dalam
komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses
komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat
diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.
Menurut
(Ron Ludlow dan Fergus Panton, 1992,p.10-11), ada hambatan-hambatan yang
menyebabkankomunikasi tidak efektif yaitu adalah:
1. Status
effect
Adanya
perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya
karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun
perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut
mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2.
Semantic Problems
Faktor
semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk
menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi
seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab
kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah
pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada
gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan
pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi
menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.
3.
Perceptual distorsion
Perceptual
distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada
diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit
terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan
wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4.
Cultural Differences
Hambatan
yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan
lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan
bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda
di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya
tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis
makanan berupa sup.
5.
Physical Distractions
Hambatan
ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya
komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan
atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor
choice of communication channels
Adalah
gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan
komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone
yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada
pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak
dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed
back
Hambatan
tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak
adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi
satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu
gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut
para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak
peduli dengan gagasan seorang manajer.
DEFINISI
KOMUNIKASI MENURUT PARA AHLI
Komunikasi
adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan
tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan
aturan. (Forsdale,1981)
Komunikasi
adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa
agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa
dengan yang dimaksudkan oleh komunikator (Raymond Ross)
Komunikasi
terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan niat sadar
untuk memengaruhi perilaku mereka. (Gerald R Miller)
Komunikasi
adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak
penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka (Everett M. Rogers)
