Peran Komunikasi dalam Organisasi

Pengertian Organisasi

Ø Organisasi adalah suatu kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu

Ø DeVito (1997:337), menjelaskan organisasi sebagai suatu kelompok individu yang diorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

a.       Fungsi informatif

Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih tepat.

a.       Fungsi regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

§ Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif

Pertama, atasan atau orang yang berada dalam tataran managemen, yaitu mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message,pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.

a.       fungsi persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka memersuasi bawahanya dari pada memberi perintah

a.       Fungsi integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.

PENTING KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

a. Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar.

b. Komunikasi menempatkan menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.

c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatkan motivasi untuk  melibatkan kinerja    yang baik dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.

d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam dan di luar organisasi.

e. Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.

f. Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas.

Sasaran komunikasi dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau perusahaan, maka sasaran yang dituju beraneka ragam dengan tujuan utama untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung di dalam organisasi atau perusahaan tersebut. Berdasarkan komunikasi dan jumlah komunikasi, komunikasi dapat digolongkan dalam 3 kategori yaitu :

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini diterapkan antara individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Prinsip dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam berkelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa  melalui alat yaitu media massa yang meliputi media cetak dan media elektronik. Dengan landasan konsep-konsep komunikasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi atau perusahaan secara sederhana yaitu komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi atau perusahaan. Meminjam definisi Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang bersifat saling bergabung satu sama lain. Berikut adalah pengertian dan fungsi dari arus komunikasi yaitu :

·         Downward comunications

Adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada                           bawahannya.

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini sebagai berikut :

- Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja

- Penjelasan dari pimpinan tenteng mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.

- Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.

- Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

·         Upward comunication

Adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi arus komunikasi dari awah ke atas ini adalah :

- Penyampaian informasi tentang pekerjaan atau pun tugas yang sudah dilaksanakan.

- Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan atau pun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

- Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.

- Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

·         Horizontal comunication

Adalah tindak komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan atau pun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah :

- Memperbaiki koordinasi tugas

- Upaya pemecahan masalah

- Saling berbagi informasi

- Upaya pemecahan konflik

- Membina hubungan melalui kegiatan bersama

BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1. Bentuk komunikasi berdasarkan

·         Komunikasi langsung

Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan pengguna syarat. Contoh kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

·         Komunikasi tidak langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima pesan atau pun untuk menghadapi   hambatan geografis. Contoh menggunakan radio, buku dan lain-lain.

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran

·         Komunikasi massa yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah besar, umumnya tidak dikenal.

Komunikasi masa yang baik harus : pesan disusun dengan jelas, tidak dan tidak bertele-tele. Bahasa yang mudah dimengerti. Bentuk gambar yang baik. Membentuk kelompok khusus. Contoh kelompok pendengar (radio).

·         Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.

·         Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon

3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan

·         Komunikasi satu arah. Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak punya kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya. Contoh radio.

·         Komunikasi timbal balik. Pesan disampaikan kepada sasaran dan sadsaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan meruoakan komunikasi timbal balik.

PROSES KOMUNIKASI

Berangkat dari paradigma Lasswell (Effendy, 1994:11-19) membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:

1. Proses komunikasi secara primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.

Seperti disinggung di muka, komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain , komunikasi adalah proses membuat pesan yang setala bagi komunikator dan komunikan. Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian. Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).

2. Proses komunikasi sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.

Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon, surat, megapon, dsb.).

FUNGSI KOMUNIKASI

William I. Gorden dalam (Deddy Mulyana, 2005:5-30) mengkategorikan fungsi komunikasi menjadi empat, yaitu:

1. Sebagai komunikasi sosial

Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk membangun konsep diri kita, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk hubungan hubungan orang lain. Melalui komunikasi kita bekerja sama dengan anggota masyarakat (keluarga, kelompok belajar, perguruan tinggi, RT, desa, …, negara secara keseluruhan) untuk mencapai tujuan bersama.

2. Sebagai komunikasi ekspresif

Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita. Perasaan-perasaan tersebut terutama dikomunikasikan melalui pesan-pesan nonverbal. Perasaan sayang, peduli, rindu, simpati, gembira, sedih, takut, prihatin, marah dan benci dapat disampaikan lewat kata-kata, namun bisa disampaikan secara lebih ekpresif lewat perilaku nonverbal. Seorang ibu menunjukkan kasih sayangnya dengan membelai kepala anaknya. Orang dapat menyalurkan kemarahannya dengan mengumpat, mengepalkan tangan seraya melototkan matanya, mahasiswa memprotes kebijakan penguasa negara atau penguasa kampus dengan melakukan demontrasi.

3. Sebagai komunikasi ritual

Suatu komunitas sering melakukan upacara-upacara berlainan sepanjang tahun dan sepanjang hidup, yang disebut para antropolog sebaga rites of passage, mulai dari upacara kelahiran, sunatan, ulang tahun, pertunangan, siraman, pernikahan, dan lain-lain. Dalam acara-acara itu orang mengucapkan kata-kata atau perilaku-perilaku tertentu yang bersifat simbolik. Ritus-ritus lain seperti berdoa (salat, sembahyang, misa), membaca kitab suci, naik haji, upacara bendera (termasuk menyanyikan lagu kebangsaan), upacara wisuda, perayaan lebaran (Idul Fitri) atau Natal, juga adalah komunikasi ritual. Mereka yang berpartisipasi dalam bentuk komunikasi ritual tersebut menegaskan kembali komitmen mereka kepada tradisi keluarga, suku, bangsa. Negara, ideologi, atau agama mereka.

4. Sebagai komunikasi instrumental

Komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan umum, yaitu: menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap, menggerakkan tindakan, dan juga menghibur.

Sebagai instrumen, komunikasi tidak saja kita gunakan untuk menciptakan dan membangun hubungan, namun juga untuk menghancurkan hubungan tersebut. Studi komunika membuat kita peka terhadap berbagai strategi yang dapat kita gunakan dalam komunikasi kita untuk bekerja lebih baik dengan orang lain demi keuntungan bersama. Komunikasi berfungsi sebagi instrumen untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan, baik tujuan jangka pendek ataupun tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek misalnya untuk memperoleh pujian, menumbuhkan kesan yang baik, memperoleh simpati, empati, keuntungan material, ekonomi, dan politik, yang antara lain dapat diraih dengan pengelolaan kesan(impression management), yakni taktik-taktik verbal dan nonverbal, seperti berbicara sopan, mengobral janji, mengenakankan pakaian necis, dan sebagainya yang pada dasarnya untuk menunjukkan kepada orang lain siapa diri kita seperti yang kita inginkan.

Sementara itu, tujuan jangka panjang dapat diraih lewat keahlian komunikasi, misalnya keahlian berpidato, berunding, berbahasa asing ataupun keahlian menulis. Kedua tujuan itu (jangka pendek dan panjang) tentu saja saling berkaitan dalam arti bahwa pengelolaan kesan itu secara kumulatif dapat digunakan untuk mencapai tujuan jangka panjang berupa keberhasilan dalam karier, misalnya untuk memperoleh jabatan, kekuasaan, penghormatan sosial, dan kekayaan.

RAGAM TINGKATAN KOMUNIKASI ATAU KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI

Secara umum ragam tingkatan komunikasi adalah sebagai berikut:

Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) yaitu komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang yang berupa proses pengolahan informasi melalui panca indera dan sistem syaraf manusia.

Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) yaitu kegiatan komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain dengan corak komunikasinya lebih bersifat pribadi dan sampai pada tataran prediksi hasil komunikasinya pada tingkatan psikologis yang memandang pribadi sebagai unik. Dalam komunikasi ini jumlah perilaku yang terlibat pada dasarnya bisa lebih dari dua orang selama pesan atau informasi yang disampaikan bersifat pribadi.

Komunikasi kelompok (group communication) yaitu komunikasi yang berlangsung di antara anggota suatu kelompok. Menurut Michael Burgoon dan Michael Ruffner dalam (Sendjaja, 1994) memberi batasan komunikasi kelompok sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud atau tujuan yang dikehendaki seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah sehingga semua anggota dapat menumbuhkan karakteristik pribadi anggota lainnya dengan akurat.

Komunikasi organisasi (organization communication) yaitu pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005:52).

Komunikasi massa (mass communication). Komunikasi massa dapat didefinisikan sebagai suatu jenis komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah audien yang tersebar, heterogen, dan anonim melalui media massa cetak atau elektrolik sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat. Kemudian (Mulyana, 2005:74) juga menambahkan konteks komunikasi publik. Pengertian komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang (khalayak). Yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering juga disebut pidato, ceramah atau kuliah (umum). Beberapa pakar komunikasi menggunakan istilah komunikasi kelompok besar (large group communication) untuk komunikasi ini.

 BAGAIMANA CARA MENYALURKAN IDE DALAM KOMUNIKASI

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

I. IDE (gagasan) => Si Sender

2. PERUMUSAN

Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

3. PENYALURAN (transmitting)

Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

4. TINDAKAN

Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

5. PENGERTIAN

Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

6. PENERIMAAN

Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.

HAMBATAN HAMBATAN KOMUNIKASI

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.

Menurut (Ron Ludlow dan Fergus Panton, 1992,p.10-11), ada hambatan-hambatan yang menyebabkankomunikasi tidak efektif yaitu adalah:

1. Status effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7. No Feed back

Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

DEFINISI KOMUNIKASI MENURUT PARA AHLI

Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan. (Forsdale,1981)

Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator (Raymond Ross)

Komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan niat sadar untuk memengaruhi perilaku mereka. (Gerald R Miller)

Komunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka (Everett M. Rogers)